Project Management: Come si gestisce un Team?

Un Project Manager sa a priori se un team farà un buon lavoro?

Non tutti conoscono l’esperimento di Schrödinger. L’esperimento afferma che, se mettiamo un
gatto all’interno di una scatola chiusa a contatto con una sostanza che degradando potrebbe essere letale per il gatto, non potremo mai sapere se il gatto è vivo o morto finché non apriremo la scatola.

Sorvolando sulla natura e l’opportunità dell’esperimento stesso, ciò che l’esperimento suggerisce rispetto al nostro argomento è che è impossibile definire a priori se un team è o sarà eccellente o pessimo fintanto che non lo vedremo all’opera. Il compito di un buon Project Manager è quindi guardare dentro alla “scatola progetto” e dirigere al meglio il team. Approfondiamo quindi le tecniche di Team Management!

Articolo scritto da Giorgio Beltrami, Autore, Project Manager (PMP) certificato, Professore a contratto Univ. Bicocca di Milano e nella nostra
Reti Academy.

Project Management: Le differenze tra Team e Gruppo di lavoro

Come evidenziato nell'esempio sopra, durante la creazione di un team di progetto, un buon Project Manager si deve sempre assumere una certa dose di rischio. Questo non significa non si debba fare di tutto per creare un team che sia il miglior team possibile, ovviamente.

In tal senso, il primo step (forse un po’ dissacrante) è quello di chiedersi: abbiamo effettivamente bisogno di un team? Per molti può suonare un’eresia, ma è evidente che certi progetti non richiedono necessariamente la presenza di un team. Se la risposta è “non mi serve un team” allora si può risparmiare tempo senza creare infrastrutture non necessarie. Se invece la risposta, (probabilmente la più frequente) è “mi serve un team” allora inizia un lavorio finalizzato a risolvere altri quesiti come “hanno valori comuni?”, “hanno competenze complementari?”, “hanno la capacità di assumersi la responsabilità gli uni degli altri?”.

Queste domande, una volta risolte, consentono al Project Manager di creare un team di lavoro che racchiude tanti talenti e competenze diverse che, facendo sinergia, otterranno il risultato finale. Questo permette di poter affermare di non avere semplicemente un “gruppo di lavoro” ma un vero e proprio “team”.

Project Management: Come gestire un Team in modo efficace

Nel Project Management è molto chiara la responsabilità del Project Manager per la cura e lo sviluppo del team e di ogni singolo membro. Quindi è importante che anche la vita del team (team life) sia oggetto di controllo e monitoraggio costante affinchè eventuali problematiche interne non mettano a repentaglio il successo del progetto stesso con errori.

Zachary Wang, un noto trainer e un acclamato project manager di oltre 250 team di progetto, nel suo libro “Human factors in the project management ” descrive diversi strumenti e metodi per la gestione efficace ed efficiente del team e dei suoi membri. Tra i tanti tools proposti dall’autore, risulta di particolare interesse quello dedicato alla misurazione delle performance del team relative a specifici items individuati dallo stesso team di progetto.

Un’accezione che il PMI identifica con il “project management team” cioè un ristretto gruppo che supporta il PM nelle attività di coordinamento di progetti complessi e articolati. Diversamente, il team di progetto deve essere inteso come l’insieme di tutti coloro che realizzano deliverable di progetto. Quanto più questo numero è importante tanto più si genera complessità, tanto più può essere necessario avere una soluzione cuscinetto, il “project management team” appunto, che faciliti la relazione tra PM e team di progetto.

Un ultimo tema importante per la gestione di un team è la leadership.
Si è abituati ad attribuire la leadership ad un’unica persona ed, in particolare nel nostro contesto, al Project Manager. Ma nella realtà esiste o dovrebbe esistere una leadership ripartita sui diversi membri di un team a favore degli altri membri e del progetto stesso.

Questa sorta di “leadreship diffusa” si manifesta nella capacità dei singoli di focalizzarsi sugli obiettivi di team, di apprezzare e riconoscere le performance di altri, ricercando e incentivando un apprendimento continuo, sviluppando empatia verso i colleghi o impegnandosi in prima persona per garantire adeguate risorse per il progetto: una serie di azioni che non solo supportano il Project Manager nella gestione del team ma evidenziano un impegno proattivo del team stesso per il proprio benessere e la propria crescita.

Per concludere, riassumiamo qui sotto i consigli per i Project Maneger per guidare al meglio un team:

Crea un ambiente safe che consenta una qualità elevata delle relazioni persona e professionali tra tutti i membri del team;
Smaschera fin da subito le eventuali “hidden agendas” ovvero obiettivi nascosti che portano uno o più membri del team a stare nel progetto solo per perseguire obiettivi individuali e non certo quelli di progetto;
Presta attenzione alla cura e lo sviluppo del team e di ogni singolo membro, monitorandone l'andamento;

Prediligi la Leadership Diffusa, così facendo motiverai e renderai più focalizzati i singoli sugli obiettivi del team, rendendo allo stesso tempo il lavoro più piacevole e creando un senso di soddisfazione più ampio.