Il successo di un progetto viene determinato durante la fase di pianificazione. Studi e ricerche attribuiscono alla pianificazione una valenza strategica per il successo del progetto stimata nell’80%, contro un 20% di tutte le altre fasi.
Relativamente all’impegno economico per lo sviluppo del progetto, le fasi che contribuivano all’80% del successo assorbono solo il 20% e le rimanenti fasi il restante 80%. Attraverso un’analogia con la regola di Pareto possiamo affermare che al 20% dell’impegno corrisponde l’80% del successo.
Tra i motivi che stanno alla base del successo dei progetti troviamo:
- l’individuazione dei principali stakeholder e il loro coinvolgimento per tutta la durata del progetto
- il coinvolgimento degli utenti
- il supporto dell’executive management, in particolar modo per quanto riguarda la fornitura degli strumenti di gestione e del commitment
- la raccolta e l’approfondimento dei requisiti.
La lista, invece, dei motivi che possono portare un progetto al suo fallimento è ben più lunga poiché le insidie sono sempre maggiori. Ecco alcuni esempi:
- una mancanza di chiarezza relativamente allo scopo ed agli obiettivi del progetto
- un cambio repentino delle priorità
- un’insufficiente gestione e valutazione dei rischi
- un project manager non sufficientemente autorevole
- una mancanza di un sistema di pianificazione e controllo
- membri del gruppo di project management distratti da altri progetti o da altri obiettivi
- un gruppo di progetto povero di risorse o dei necessari skill.
Nel project management rivestono, quindi, un’importanza fondamentale gli aspetti di organizzazione e pianificazione del lavoro: l’identificazione dei requisiti, la definizione di obiettivi chiari e raggiungibili, l’individuazione del giusto equilibrio tra le esigenze di qualità e, infine, la necessità di adattare piani e approcci alle diverse aree di interesse e alle diverse aspettative degli stakeholder.
