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description: Ogni azienda che impiega lavoratori elabora praticamente sempre i dati personali. Basti pensare alla gestione del personale e delle buste paga.
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# UN PILASTRO PER LA COMPLIANCE CON IL GDPR … IL REGISTRO DELL’ ATTIVITA’ DI TRATTAMENTO
*Tra gli adempimenti che il nuovo Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati introduce vi è il Registro dell’attività di trattamento. Se un’impresa o organizzazione ha meno di 250 dipendenti e non effettua trattamenti che possono presentare un rischio per i diritti e le libertà dell'interessato, il registro non è obbligatorio. Ma è proprio così?*
Leggendo il **paragrafo 5 dell’art.30 “Registri del trattamento di dati” del GDPR** che dice :
> *“…gli obblighi di cui ai paragrafi 1 e 2 (obbligo di tenuta di un registro di tutte le categorie di attività relative al trattamento da parte del titolare e del responsabile ) non si applicano alle imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti, a meno che il trattamento che esse effettuano possa presentare un rischio per i diritti e le libertà dell'interessato, il trattamento non sia occasionale o includa il trattamento di categorie particolari di dati \[…\], o i dati personali relativi a condanne penali e a reati \[…\]”*
si potrebbe giungere alla conclusione che **se un’impresa o un’organizzazione non presenta tali caratteristiche** (soprattutto in termini di numero di dipendenti) **si è sollevati da tale adempimento.**
Ma cosa si intende per trattamento "non occasionale" di dati personali?
**Ogni azienda che impiega lavoratori elabora praticamente sempre i dati personali.** Basti pensare alla gestione del personale e delle buste paga.
Data l’ambiguità del concetto, è necessario che tutte le operazioni di trattamento dei dati siano tracciabili e documentabili, arrivando dunque ad affermare che ogni azienda dovrebbe dotarsi di un registro dell’attività.
In questo modo l’impresa riuscirà a ottimizzare **COME, DOVE, PERCHÉ** il proprio business elabora i dati personali e a soddisfare in maniera efficiente le eventuali richieste degli interessati a esercitare i propri diritti come l'accesso, la cancellazione e la portabilità.
**Ma come dovrà essere tale registro?**
In generale dovrà contenere le seguenti informazioni:
1. **chi gestisce i dati:** il nome e i dati di contatto del titolare del trattamento e, ove applicabile, del contitolare del trattamento, del rappresentante del titolare del trattamento e del responsabile della protezione dei dati;
2. **perché:** le finalità del trattamento;
3. **cosa:** una descrizione delle categorie di interessati e delle categorie di dati personali;
4. **dove:** le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, compresi i destinatari di paesi terzi od organizzazioni internazionali;
5. ove applicabile, informazioni sui **trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale**, e la documentazione delle garanzie adeguate;
6. **fino a quando:** ove possibile, i termini ultimi previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati;
7. **come:** ove possibile, una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative.
Il registro fornirà così informazioni sul trattamento, il coinvolgimento di terze parti, su quanto a lungo sono conservati i dati e informazioni pertinenti che si devono includere nelle informative e consensi privacy e nelle risposte alle richieste di accesso ai dati personali di una persona.
In questo modo si disporrà di uno **strumento di reporting aziendale** che allo stato dell’arte farà la differenza perché non è sufficiente affermare di essere compliant: bisogna anche dimostrarlo!
03 gennaio 2020
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