Il diagramma di Gantt prende il nome dal suo ideatore, l’ingegnere statunitense Henry Laurence Gantt (1861-1919). È uno strumento di supporto alla gestione dei progetti, molto usato dai Project Manager, che permette di visualizzare graficamente il cronoprogramma di tutte le fasi progettuali. Sull’asse orizzontale riporta l’arco temporale complessivo del progetto suddiviso in periodi incrementali (giorni, settimane, mesi); sull’asse verticale, le attività previste. Può essere collegato alla Work Breakdown Structure (WBS), cioè alla struttura gerarchica che identifica tutto il lavoro da svolgere nell’ambito di un progetto. Ma, a prescindere da questo, l’efficacia del diagramma di Gantt dipende dalla completezza delle informazioni che vengono inserite quando lo si concepisce e compila all’inizio.
STEP 1 - RACCOLTA INFORMAZIONI
La compilazione può avvenire utilizzando un foglio di calcolo Excel in cui convogliare le informazioni necessarie inerenti tutte le fasi o i processi previsti dal progetto.
STEP 2 - INDIVIDUAZIONE DEGLI OBIETTIVI
Nel medesimo file Excel bisogna creare delle righe che corrispondano ciascuna a un obiettivo. Si può partire da quelli a breve termine per poi proseguire con quelli a medio e lungo termine.
STEP 3 - SEQUENZA TEMPORALE
Sulla base delle informazioni raccolte, è necessario determinare la durata di ogni fase o processo. In questo modo per ciascun elemento sarà possibile visualizzare la data di scadenza rispetto a una data riferita al progetto in generale. A tal fine si possono utilizzare anche diversi software oggi presenti sul mercato, alcuni dei quali fra l’altro in versione free. Consentono un’ampia gamma di funzioni e si possono integrare con altre applicazioni, a cominciare da quelle offerte da Google.
STEP 4 - DIPENDENZE E RELAZIONI TRA FASI E PROCESSI
Il diagramma può aiutare a comprendere le dipendenze tra le varie attività previste dal progetto. Alcune applicazioni software offrono delle funzionalità avanzate che permettono, tra le tante funzionalità, di ricavare informazioni supplementari dall’analisi visiva del grafico e di determinare la data di chiusura del progetto.
STEP 5 - MILESTONE
È utile prevedere nel diagramma dei punti di riferimento, milestones, dei traguardi intermedi che fungano da momento di controllo per capire se il progetto sta rispettando tutte le fasi previste. Tipicamente rappresentate da un rombo, si riferiscono ad esempio a una consegna parziale, a un documento da inviare al cliente o alla conclusione di una specifica fase di progetto.
