I 5 errori da evitare nella gestione dei progetti

Il lavoro del Project Manager non si improvvisa. È questa l’avvertenza generale per chiunque si accinga a intraprendere questa professione o per chi la svolge già da tempo. In entrambi i casi è fondamentale una formazione specifica (iniziale nel primo, continua nel secondo) che doti la persona di strumenti idonei per la gestione ottimale dei progetti assegnati.

Ciò premesso, passiamo ai cinque errori più comuni da evitare quando si gestisce un progetto:

Il piano di Project Management è il primo tassello per la riuscita di un progetto: serve a determinare l'ambito totale del progetto, definire e perfezionare gli obiettivi e sviluppare tutte le azioni necessarie per raggiungere tali obiettivi. Un piano che non contenga tutti gli elementi fondamentali o che sia poco chiaro nella sua elencazione non potrà rappresentare il punto di riferimento necessario a monitorare gli eventuali scostamenti dalla “rotta” né fungere da guida ai fini di eventuali interventi correttivi. 

2. Programmare le azioni al posto dei risultati

Una delle voci contenute nel piano di Project Management è la Work Breakdown Structure (WBS), che permette di identificare tutti i prodotti (deliverables) di progetto e il lavoro previsto per realizzarli. La WBS è un albero gerarchico creato attraverso un processo di suddivisione in componenti più piccoli e quindi di più facile gestione. L’errore più diffuso è quello di prevedere troppe azioni (o troppo poche) con un carico di raccomandazioni eccessive che frenano il pensiero creativo dei partecipanti al progetto. È preferibile, al contrario, definire gli elementi della WBS in termini di risultati.

3. Stilare una RAM approssimativa

La WBS (“cosa”) incrociata con la OBS (“chi”, rappresentativa cioè della struttura organizzativa del progetto) permette di creare la Responsibility Assignment Matrix (RAM) che definisce appunto il “chi fa cosa” in un progetto. Permette di individuare immediatamente i ruoli operativi di tutti gli stakeholder e dei membri del progetto. Una RAM non esaustiva mina la responsabilizzazione dei componenti e rende farraginosi i processi interni ed esterni.

4. Comunicare solo alla fine

Il Communication Plan in un progetto non occupa solo la fase finale, ma è un processo che attraversa tutte le fasi progettuali ed è diretto a fare conoscere nell’arco dell’intero progetto obiettivi e contenuti a una quantità di pubblici diversi e differenziati, interni ed esterni all’azienda. In tal senso, è necessario comunicare sempre, ma nella giusta misura e a target specifici. Un conto, infatti, è condividere le informazioni con i membri del team; un altro con gli stakeholder che hanno interessi distinti, sebbene convergenti; un altro ancora è il coinvolgimento dell’opinione pubblica tramite un’attività strategica di marketing e relazioni esterne.

5. Non pianificare riunioni di SAL periodiche

Lo stato avanzamento lavori (SAL) in genere viene comunicato con riunioni periodiche che servono a verificare lo stato dell’arte del progetto rispetto agli obiettivi. Vi partecipano il Project Manager con il suo staff e il committente insieme ad altri eventuali stakeholder. La pianificazione delle riunioni va fatta per tempo e con un calendario di medio periodo, così da consentire a tutti i partecipanti di arrivare preparati. È compito del Project Manager la convocazione di dette riunioni, il loro coordinamento e la scelta della location che, in alcuni casi, può coincidere con il sito in cui il progetto si sta realizzando. Sta a lui anche la stesura, direttamente o tramite l’affidamento dell’incarico a un membro dello staff, della cosiddetta “minuta di meeting”, il resoconto che riporta una traccia sintetica dei contenuti della riunione.