I processi individuati dalle organizzazioni per la gestione delle proprie attività vengono, generalmente, suddivisi in 5 gruppi che collegano l’inizio e la fine del progetto: avvio, pianificazione, monitoraggio e controllo, esecuzione e chiusura. Le fasi non sono sequenziali ma interagiscono tra loro, si sovrappongono e, nel corso della loro esecuzione, possono essere anche modificate.
Processi di avvio
In questa fase viene definito ed autorizzato il progetto. È il momento in cui vengono fissati i requisiti del progetto, ne vengono stabili gli obiettivi, in termini di tempo, costo e qualità, si definiscono gli stakeholder interessati e non da ultimo viene nominato il project manager che avrà la completa responsabilità del progetto.
Processi di pianificazione
Attraverso la raccolta di dati da più fonti viene elaborato un piano di progetto. L’oggetto della pianificazione è l’“attività’”, determinata attraverso l’analisi dei requisiti del progetto. I requisiti consentono, infatti, l’identificazione dei deliverable che verranno prodotti dal progetto e da essi sarà possibile definire l’elenco delle attività che li costituiscono.
I processi di pianificazione consentono di determinare:
- la data finale del progetto e tutte le milestone intermedie
- gli stakeholder e il relativo piano delle comunicazioni
- il piano dei rischi e della qualità
- i fornitori
- le modalità con cui verranno gestite le risorse
- i costi di progetto.
Per ogni attività verrà definita una “baseline” cioè un piano temporale con cui verranno effettuate le attività di verifica durante il monitoraggio del progetto.
Processi di esecuzione
I processi di esecuzione consentono di portare a termine il lavoro definito durante la fase di pianificazione. In questa fase viene messo in esecuzione il piano di progetto e utilizzata la maggior parte del budget a disposizione. Se dovessero essere richieste delle modifiche, il costo sarebbe superiore ad analoghe richieste effettuate durante la fase di pianificazione.
Processi di monitoraggio e controllo
Tali processi misurano regolarmente le prestazioni del progetto al fine di identificare gli scostamenti dal piano di progetto. Le funzioni principali di questi processi riguardano:
- la valutazione dell’andamento del progetto
- la divulgazione dei risultati attraverso la reportistica
- la gestione integrata delle eventuali modifiche
- l’accettazione dei deliverable in funzione dei criteri stabiliti durante la fase di pianificazione.
Processi di chiusura
Si attuano una volta che è stato approvato il deliverable finale del progetto o dopo che il progetto è stato chiuso. In questa fase, oltre a chiudere i contratti con i fornitori, dovranno essere raccolti e catalogati tutti i dati prodotti. Non è raro assistere a progetti che si concludono ignorandola, ritenendola uno spreco di energie e di tempo, non rendendosi conto che una corretta raccolta della documentazione potrebbe garantire dei risparmi nella gestione di futuri progetti analoghi nei contenuti, in cui si potrebbero utilizzare parti di precedenti progetti.
In quest’ottica, un elemento fondamentale è la raccolta delle “lesson learned”: tutto ciò che di positivo o negativo si è verificato nell’esecuzione del lavoro, “lesson” che vanno ad arricchire la cultura aziendale. Il Project Management è infatti una disciplina professionale ed organizzativa fortemente caratterizzata dall’esperienza, che si acquisisce solo lavorando, sbagliando e riflettendo, che cresce e si evolve in ciascuno di noi, che non è solo nelle persone ma anche nelle organizzazioni. Queste ultime possono acquisire esperienza solo monitorando costantemente i propri processi produttivi per creare vantaggi competitivi che li distingueranno dai concorrenti.
