Il Project Planning, la pianificazione di progetto, è quella parte del Project Management che definisce soprattutto scopo, obiettivi, azioni e risorse.
Le altre quattro componenti del Project Management sono: Initiating, Executing, Monitoring and Controlling, Closing. Nel Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), la guida del Project Management Institute (PMI®), i processi riconducibili al Project Planning sono diversi e vanno dallo sviluppo del Project Management Plan alla creazione della WBS, dalla stima dei costi all’identificazione dei rischi.
UN BUON PROJECT MANAGER SI VEDE DALLA PIANIFICAZIONE…NON SOLO DEI TEMPI!
Una buona pianificazione è un test di indiscussa professionalità per il Project Manager (PM) che, gestendo al meglio i processi di Project Planning, pone basi solide per l’esito positivo futuro. Tant’è vero che nei progetti complessi la pianificazione può occupare perfino un terzo della durata complessiva del progetto. Questa è la prima abilità richiesta a un PM: riuscire a pianificare in maniera accurata, nonostante le pressioni - interne ed esterne al contesto progettuale - a cui è sottoposto ad esempio per accelerare i tempi di realizzazione. Un’abilità che si accompagna alla capacità di negoziazione con i membri del management coinvolti. È durante la pianificazione, infatti, che devono emergere spirito di squadra e senso di responsabilità necessari ad affrontare tutte le fasi del progetto.
PROJECT PLANNING, COSA NON DEVE MANCARE
Come precedentemente detto il Project Planning non deve limitarsi a calcolare le sole tempistiche, ma anche il “cosa” e il “come”.
Spesso infatti il processo di pianificazione viene ridotto ad un Excel contenente una “to do list” con una data di scadenza e nelle migliori delle ipotesi la “funzione” owner dell’attività.
Il gruppo dei processi di pianificazione è invece molto più ampio e comprende, secondo quanto specificato nella norma internazionale UNI ISO 21500 i seguenti processi:
- Sviluppare i piani di progetto
- Definire l'ambito
- Creare la WBS
- Definire le attività
- Stimare le risorse
- Definire l'organizzazione di progetto
- Mettere in sequenza le attività
- Stimare le durate di Attività
- Sviluppare il programma temporale
- Stimare i Costi, Sviluppare il Budget
- Identificare i rischi
- Valutare i Rischi
- Pianificare la Qualità
- Pianificare gli approvvigionamenti
- Pianificare la comunicazione
A ciascuno degli aspetti elencati sopra deve corrispondere un documento che andrà a far parte, nell’insieme, della documentazione di progetto. Ad esempio, per stabilire la baseline del programma temporale dell'intero progetto verrà prodotto in output il "Programma temporale", il processo di identificazione dei costi necessari a completare le attività dovrà produrre il documento di "Stima dei costi", il processo di identificazione dei rischi dovrà dar luce al "Registro dei rischi" e così via.
