Un Project Manager (PM) deve padroneggiare una serie di tecniche operative necessarie alla gestione dei progetti. Fra le tante, ne elenchiamo cinque.
1. COME REDIGERE UN BUON PROJECT PLAN
Il Project Plan è il documento ufficiale, soggetto ad approvazione, in cui vengono descritti gli obiettivi di progetto e gli elementi necessari per raggiungerli. Poiché il Project Plan è per sua natura un documento frutto della collaborazione di più persone, è costituito da un documento principale e da un serie di allegati frutto dall’attività di pianificazione quali, ad esempio: descrizione d’ambito, analisi requisiti, WBS, Gantt, budget, cash flow ecc. La sua stesura ottimale dovrebbe prevedere le seguenti fasi:
- Definizione delle finalità del progetto
- Individuazione dei deliverables di progetto
- Identificazione e stima delle attività
- Programmazione di attività e risorse
- Previsione dei rischi e dei punti di controllo
- Formalizzazione e approvazione del piano
2. TECNICHE DI GESTIONE DELLA WBS
La Work Breakdown Structure (WBS) del progetto è un albero gerarchico creato attraverso un processo di suddivisione in componenti più piccoli e quindi di più facile gestione. Dal punto di vista grafico, solitamente si presente come un albero rovesciato nel quale sono facilmente individuabili tutti gli elementi del progetto. Ci sono anche altre due tipologie di rappresentazione della WBS: forma tabellare e struttura a indice.
3. TECNICHE DI GESTIONE DEL PROJECT NETWORK
Il reticolo di progetto (Project Network) è un modello logico/funzionale che mette in risalto le reciproche dipendenze fra le attività e i nodi in coincidenza con particolari fasi del progetto. Per realizzarlo il PM deve conoscere e saper applicare determinate tecniche la cui logica si basa sull’assunto “l’attività può iniziare solo a queste condizioni”. In sostanza, il reticolo rappresenta le attività di progetto e le reciproche dipendenze (legami), ma si possono anche individuare le sequenze, le durate, le date-vincolo intermedie (target), gli anticipi possibili, le relazioni tempo/costo, il calendario per ciascuna attività/risorsa.
La preparazione del reticolo di progetto è un processo di tipo collegiale a cui partecipano tutti gli attori coinvolti in pianificazione, ciascuno con le proprie competenze: il progetto viene quindi analizzato, dal punto di vista temporale, tramite metodi specifici, quali il PERT, il CPM, ed il CCM.
4. TECNICA DELL’EARNED VALUE
La tecnica dell’Earned Value consente di “contabilizzare” le performance di un progetto durante il suo ciclo di vita. È una tecnica efficace che si aggiunge al tracciamento dei tempi, allo stato effettivo dei deliverables e alle spese sostenute, consentendo di valutare in tempo reale la situazione finanziaria del progetto. Per farlo, utilizza i seguenti quattro valori chiave:
- Cost Variance (CV) indica che si sta spendendo più di quello che si sta guadagnando
- Schedule Variance (SV) indica che si sta guadagnando meno di quello che era stato previsto e che quindi si è in ritardo con la consegna dei deliverables
- Cost Performance Index (CPI) indica una tendenza a spendere più del necessario
- Schedule Performance Index (SPI) indica una tendenza a consegnare in ritardo quanto previsto
5. TECNICHE DI RISK MANAGEMENT
Il Risk Management è una disciplina che comprende una serie di tecniche sulla gestione del rischio che vanno adottate anche nel Project Management. Fra le varie tecniche di Risk Management che il PM è tenuto a conoscere, ne indichiamo due:
- Analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) con cui è possibile individuare punti di forza e di debolezza, nonché minacce e opportunità di un progetto
- Struttura RBS (Risk Breakdown Structure) che permette di abbinare i rischi ai diversi fattori presenti nel progetto.
