Un buon Project Manager (PM) deve conoscere a fondo tutti i processi necessari ad assicurare il successo di un progetto. A cominciare dalla pianificazione (Project Planning).
Una pianificazione scrupolosa, infatti, garantisce di ottenere i risultati attesi durante tutto il ciclo di vita del progetto.
All’interno della pianificazione, sono diversi i processi che il PM deve essere in grado di governare (per l’esattezza nell’ultima versione del PMBOK sono presenti 24 processi di pianificazione). Fra i tanti, la pianificazione e gestione dei rischi e degli stakeholder.
TECNICHE DI RISK MANAGEMENT PER IL PM
Il Risk Management generalmente è definito come quell’insieme di azioni intraprese dalle aziende nel tentativo di alterare e controllare il livello di rischio associato alle linee di business. In questa definizione classica il rischio non è inteso soltanto in modo negativo (downside risk), ma anche come generatore di opportunità in grado di creare valore per l’impresa (upside risk). Sono entrambi aspetti che un PM deve aver presente per applicare le tecniche di Risk Management nell’ambito specifico del progetto, di seguito se ne elencano alcune:
- Parere degli esperti
- Brainstorming
- Analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)
- Struttura RBS (Risk Breakdown Structure)
- Interviste
- Root Cause Analysis (RCA)
IL PM E LO Stakeholder Management
Sebbene l’analisi degli stakeholder, il cosiddetto Stakeholder Management, sia in forte relazione con all’analisi e alla gestione dei rischi, già dalla quinta versione del Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) è stata creata un’area di conoscenza a sé stante. Questo perché al PM è richiesta anche una capacità approfondita di identificare e mappare tutti gli stakeholder che hanno a che fare con il progetto, da quelli interni (sponsor, membri del team, responsabili funzionali) a quelli esterni (clienti, fornitori, esponenti delle istituzioni). Soprattutto con riferimento a questi ultimi, è fondamentale procedere a una classificazione basata sulla cosiddetta “matrice di influenza” che prevede delle griglie nelle quali ogni stakeholder trova una propria collocazione in funzione, ad esempio, del potere e dell’interesse esercitati sul progetto.
Per un Project Manager avere uno sguardo d’insieme, che deriva anche dagli strumenti combinati di Risk e Stakeholder Management, permette di manovrare il “timone progettuale” senza il pericolo di incappare in tempeste inaspettate. Anche quando la tempesta arriva (e questo il PM deve metterlo in conto), è certo che la barca messa a punto sarà nelle condizioni migliori per poterla affrontare avendo sempre ben chiara la rotta da seguire.
