Il Message Center: la fonte ufficiale delle novità di Microsoft 365
Il primo passo per migliorare la propria governance è rimanere aggiornato. Microsoft comunica tutte le novità della piattaforma attraverso il Message Center, uno strumento fondamentale presente nel portale di amministrazione di Microsoft 365. È qui che Microsoft annuncia ogni novità, come aggiornamenti di servizio, modifiche tecniche e nuove funzionalità e cambiamenti. Nel 2025 sono stati rilasciati più di 1800 messaggi relativi a Microsoft 365. Se confrontiamo che nel 2024 erano circa 1000 messaggi, notiamo che il volume informativo è quasi raddoppiato.
Questi dati diventano particolarmente rilevanti se consideriamo che un terzo di questi messaggi richiede un'azione concreta, come pianificare una change, aggiornare procedure o risolvere issue tecniche. Il 70% dei messaggi ha un impatto sugli amministratori di sistema e il 63% colpisce direttamente l'esperienza degli utenti finali. Ignorare il Message Center significa trovarsi impreparati di fronte al verificarsi di rischi come interruzioni operative o problemi di sicurezza.
Roadmap e tracciamento delle release Microsoft 365
Oltre al Message Center, Microsoft mette a disposizione ulteriori strumenti utili per rimanere aggiornati e monitorare le evolutive:
- Roadmap di Microsoft 365: uno strumento per conoscere le funzionalità in arrivo, in fase di sviluppo o già rilasciate, disponibile qui.
- Blog e community Microsoft: per approfondire le modifiche e condividere esperienze con altri utenti, visita il blog di Microsoft 365, la Microsoft Community e la Microsoft Tech Community.
- Anteprime di Microsoft 365: Microsoft rilascia alcune funzionalità in fase di sviluppo in anteprima pubblica (disponibili per un gruppo più ampio di utenti) e privata (limitate a un piccolo gruppo di clienti).
Adozione di Microsoft 365: il potenziale delle aziende
Nonostante l'ampia disponibilità di strumenti all’interno della suite Microsoft, l'utilizzo reale nelle organizzazioni è spesso sbilanciato. I dati mostrano che:
- Exchange Online (Posta) è utilizzato dal 98% delle aziende.
- Microsoft Teams ha raggiunto livelli massimi di diffusione, accelerati dalla trasformazione digitale del 2020, che ha reso lo smart working una necessità per la continuità operativa.
- SharePoint e OneDrive: l'adozione scende fino al 62%.
- Strumenti avanzati e AI: le applicazioni basate su tecnologie SharePoint o l'integrazione di Copilot vedono un'adozione media che si ferma al 7%.
Questo "depotenziamento" della piattaforma avviene perché molte aziende si fermano agli strumenti classici, non riuscendo a estrarre valore dalle potenzialità innovative e strategiche di Microsoft 365.
Il Competence Center di Reti per l’adozione completa di Microsoft 365
Reti ha creato un Competence Center con l’intento di semplificare l'adozione di Microsoft 365. L'obiettivo è aiutare le aziende a conoscere, adottare e sfruttare Microsoft 365 in modo strategico, trasformando un insieme di prodotti in una vera piattaforma integrata, governata e orientata al valore.
Il Competence Center adotta un framework composto da sei aree chiave:
- Adozione: supportare l’introduzione di nuove modalità di lavoro basate su cloud, collaborazione a distanza e maggiore produttività. Questo include configurazioni corrette, migrazione dei dati verso il cloud di SharePoint e il M365 Champions Program, una rete di utenti chiave all'interno dell'azienda che fungono da punti di riferimento per i colleghi, facilitando la diffusione delle buone pratiche.
- Security e compliance: implementare configurazioni sicure e conformi alle normative, proteggendo i dati e riducendo i rischi. Vengono effettuati security assessment periodici per monitorare lo stato di salute del tenant e identificare azioni di remediation.
- Supporto tecnico: fornire assistenza specializzata per l'utilizzo e l'implementazione degli strumenti Microsoft 365.
- Gestione delle evolutive: intercettare e coordinare le modifiche di servizio di Microsoft 365, garantendo la continuità operativa. Il Competence Center analizza le news dal Message Center, definisce la roadmap di adozione e supporta il change management.
- Innovazione e ottimizzazione: facilitare l'introduzione e l'integrazione di nuovi strumenti, come Copilot for Microsoft 365. Consegnare una tecnologia così potente senza un percorso di adozione significa rischiare che non venga utilizzata.
- Formazione e aggiornamento: organizzare corsi e seminari attraverso la Reti Academy, per migliorare le competenze dei dipendenti sull'uso efficace di Microsoft 365.
Otto principi per un'adozione efficace di Microsoft 365
Un'adozione efficace di Microsoft 365 richiede molto più della semplice disponibilità degli strumenti. È necessario un approccio strutturato, che tenga conto della maturità digitale dell'organizzazione, della cultura aziendale e della gestione del cambiamento. Ecco otto principi guida per affrontare questo percorso:
- Non ignorare il flusso di innovazione tecnologica: se l'azienda non fornisce strumenti moderni in modo controllato, i dipendenti cercheranno soluzioni esterne in autonomia. Questo fenomeno, noto come Shadow IT (o Shadow AI nel caso dell'Intelligenza Artificiale), espone l'organizzazione a gravi rischi di sicurezza e frammentazione dei dati.
- Promuovere l'integrazione e la convergenza tra IT e Digital: il reparto IT non deve più essere un silos isolato che si occupa solo di hardware e manutenzione. È necessaria una sinergia totale con le linee di business in modo che gli strumenti di collaborazione diventino motori di produttività e non semplici costi a bilancio.
- Evitare il workaround: spesso di fronte a una difficoltà tecnica, si tende a creare "scorciatoie" o soluzioni temporanee per aggirare il problema. Seguendo invece le best practice del produttore, si garantisce una stabilità a lungo termine dell'intero ecosistema.
- Valutare il proprio livello di maturità digitale: la tua azienda è pronta a usare strumenti come SharePoint o Copilot? Comprendere il proprio posizionamento permette di pianificare investimenti e percorsi di formazione realistici.
- Adattare gradualmente l'IT ai ritmi richiesti: l'infrastruttura IT deve diventare flessibile, ovvero capace di recepire aggiornamenti settimanali senza bloccare l'operatività.
- Mettere in discussione il modello operativo attuale: tecnologie moderne richiedono modelli moderni: revisione di workflow, gerarchie di accesso e modalità di condivisione.
- Dare priorità alla governance: stabilire regole chiare di gestione e monitoraggio per garantire che la piattaforma resti sicura, ordinata e conforme alle normative vigenti (GDPR in primis).
- Mettere al centro la componente umana: dietro ad ogni cambiamento ci sono le persone e supportarle nel processo di trasformazione digitale è l'unico modo per vincere la resistenza naturale all'innovazione.
Il successo nasce dalla gestione del cambiamento
Stare al passo con Microsoft 365 significa adottare un approccio proattivo, una comprensione dell'ecosistema e l'utilizzo efficiente delle risorse. Il Competence Center di Reti, unito alle risorse ufficiali di Microsoft, aiuta le aziende a trarre vantaggio dalla continua evoluzione della piattaforma.
Se vuoi approfondire l’argomento, ne abbiamo parlato nel webinar “Microsoft 365: visione e innovazione - Governa la Digital Transformation con il Competence Center M365 di Reti”, clicca il pulsante sotto per vedere la registrazione completa. Per maggiori informazioni sul Competence Center di Reti contattaci.