La Work Breakdown Structure (WBS), è forse uno dei documenti più importanti per il successo di un Project Manager, poiché ha proprio l’obiettivo il formalizzare ciò che è dentro l’ambito del progetto e ciò che di
conseguenza ne resterà fuori. È la rappresentazione gerarchica “ad albero” che riproduce graficamente la scomposizione del lavoro da svolgere per costruire appunto i deliverables di progetto.
La pianificazione permette di individuare a priori quali sono gli obiettivi da raggiungere e, di conseguenza, il livello di scomposizione delle singole attività in parti sempre più piccole. Queste ultime prendono il nome di Work Package, i cosiddetti pacchetti di lavoro, che coincidono con un insieme di attività necessarie per raggiungere determinati deliverables.
LA REGOLA DEL 100% APPLICATA ALLA WBS
Sulla guida Practice Standard for Work Breakdown Structures si legge che la WBS deve «includere il 100% del lavoro definito dal progetto e includere tutto il necessario - interno, esterno e appaltato - alla realizzazione del progetto, inclusa la gestione del progetto stesso». C’è scritto anche che «la regola si applica a tutti i livelli della gerarchia: la somma del lavoro dei livelli “figli” deve essere uguale al 100% del lavoro rappresentato dal loro “padre” e la WBS non dovrebbe includere alcun lavoro al di fuori dei limiti del progetto, ovvero non può includere più del 100% del lavoro».
NÉ TROPPO, NÉ TROPPO POCO
Non bisogna farsi fuorviare da quanto detto sopra, perché la regola del 100% suggerisce un metodo per l’esaustività della WBS, non per l’elencazione prolissa dei dettagli. Inserirne troppi, infatti, non servirebbe, soprattutto se si riferiscono ad azioni periodiche, che possono essere facilmente accorpate. Analogamente, non bisogna cadere nel rischio opposto, quello di essere eccessivamente sintetici. Una WBS ben fatta deve contenere tutte le informazioni necessarie a permettere una programmazione realistica, il controllo del budget e l’attribuzione dei compiti.
La WBS quale strumento di rappresentazione sintetica e gerarchica del lavoro da svolgere non contiene tutte le informazioni necessarie, per questo è stato creato il dizionario della WBS (WBS Dictionary), in cui vengono raccolte le descrizioni di dettaglio del lavoro previsto per ciascun work package.
CHE COSA NON È LA WBS
La WBS non è né una rappresentazione delle tempistiche del progetto (per quella c’è il diagramma di Gantt) né una mera enumerazione di deliverables. La WBS è uno strumento che permette di organizzare e definire l'ambito complessivo del Progetto e che fornisce un quadro di riferimento complessivo per tutto il team relativamente al lavoro da svolgersi per ottenere i deliverables attesi dal progetto. Non bisogna, infatti, dimenticare che a utilizzare la WBS non è soltanto il Project Manager: tutti gli stakeholder (Membri del team, fornitori, sponsor, etc..) devono essere messi nelle condizioni di poterla leggere in modo chiaro, in quanto riferimento per tutti i processi di project management in particolare quelli di pianificazione.