Il suo ruolo prevede, nell’arco della medesima giornata o della settimana lavorativa, svariati compiti. Ne elenchiamo sei:
Per un PM sono un momento fondamentale sia per verificare lo stato avanzamento lavori (SAL) sia l’andamento generale delle azioni progettuali, in linea con il budget di progetto. Le riunioni rappresentano il luogo privilegiato per scambiare informazioni e prendere decisioni. Ne discende che è necessario comunicare in anticipo l’ordine del giorno e condurle in maniera tale da ottimizzare i tempi di svolgimento.
Il verbale (minuta di meeting) è il resoconto fedele delle riunioni. In genere viene redatto sulla base di un layout standard e rappresenta una versione dettagliata delle fasi previste dal progetto e formalizzate con il diagramma di Gantt, con particolare focus sulle azioni, anche correttive, da intraprendere.
Se il PM ha lavorato bene, lo si vede dalla capacità del team di svolgere organicamente i vari compiti assegnati. Sta, tuttavia, al PM verificare che il lavoro stia procedendo al meglio ed, eventualmente, riassegnare funzioni, o integrare quelle esistenti, laddove ritenga che ci siano disallineamenti rispetto al progetto originario.
Uno dei modi principali per monitorare avanzamenti, tempi e costi è dato dalla stesura di report periodici da parte dei componenti del team. Attraverso i report il PM può conoscere le attività svolte e le risorse già impiegate, quantificare il lavoro ancora da svolgere e calcolare il tempo necessario alla sua esecuzione. Generalmente l’inserimento dei dati da parte dei componenti del team e la generazione dei relativi report avviene mediante software gestionali in grado di acquisire, gestire e produrre le informazioni.
5. CONTROLLO DEI COSTI
Il PM ha la responsabilità di validare sottoscrizioni di contratti, ordini di acquisto e pagamenti. Per questo ha l’esigenza di controllare continuamente la congruenza della spesa sostenuta rispetto agli obiettivi e ai vincoli di progetto. Il metodo dell’Earned Value consente di affiancare al tracciamento dei tempi valutazioni periodiche sullo stato effettivo dei deliverables attesi, nonché sulle spese sostenute. A questo va aggiunto il coordinamento da parte del PM sulle attività di Project Procurement, perché se è vero che gli approvvigionamenti di progetto sono spesso gestiti da specialisti dell’Ufficio acquisti e Gare di un’azienda, è anche vero che il PM deve dare criteri e informazioni utili a questo scopo.
Last but not least, il PM trascorre gran parte del tempo scrivendo mail indirizzate a clienti e fornitori nonché parlando al telefono e in conference call con risorse interne e partner di progetto. In sostanza, svolgendo attività di comunicazione in senso ampio. Questa parte rilevante del suo lavoro necessita di un mix di competenze trasversali che lo vedono, di volta in volta, capace di dialogare con un’ampia platea di persone e organizzazioni esigenti, flessibile nella ricerca di soluzioni, competente nel rispondere alle questioni che vengono poste. Deve perciò essere in grado di comunicare con tutti, in qualsiasi situazione per quanto stressante, senza perdere mai il suo aplomb.